马塞诸斯州大学波士顿

这份指导方针

UPST针对所有校区的商务和差旅费用发布了新的政策和标准，反映了董事会和校长允许的最大灵活性。 在旅游、礼品、酒水方面的一些费用仍需要学校管理部门预先批准。 以下是这些费用预先批准的校园要求。

活动中的酒精

由于涉及费用和潜在责任，强烈建议购买含酒精饮料，必须在活动前获得批准。所有预先批准申请都提交给校长办公室，如果活动在校园内举行，则需要公共安全部门的额外批准，并且必须遵守校园酒精政策。

查看校园酒精政策。

提出提供/出售酒精饮料的请求。

超过500美元的活动

所有费用超过500美元的活动必须在购买或预订之前获得Concur的预先批准。这确保遵守大学的财务政策和预算监督。

校园餐饮服务收费标准（2025年4月1日生效）

2500美元以下的订单：

• 付款方式：您可以使用大学银行卡或采购订单（PO）来处理餐饮订单。
• 超过500美元的活动需要预先批准：在下订单之前，在活动之前提交预先批准请求和与会者名单。
• 在订购时付款：所有订单必须通过大学银行卡或有效的PO号码预先付款。
• 订单调整：活动前可更改订单，但最终费用将在活动后确认更改后处理。更多信息和常见问题，请访问校园服务的食品和餐饮页面。

订单金额超过2500美元：

• 购买订单（PO）是必需的，并且必须在下订单之前由校园服务部门批准。
• 估算您的采购订单：部门可以根据预计成本创建估算的采购订单，并在最终金额超过估算时使用变更订单对其进行调整。
• 主计长办公室要求的重要改变：
  • 银行卡不能用于超过$2,500的消费。
  • 没有一揽子采购订单（PO）：每个餐饮活动都需要一个单独的PO。不再允许每学期多个活动的一揽子POs。

如有疑问或需要帮助，请联系校园服务部。

给员工的礼物或奖励

除了通过人力资源部授权的官方认可计划提供的礼物外，不得使用大学资金购买大学员工的礼物。

以下是人力资源办公室授权的官方认可计划：

• 服务年奖。由人力资源办公室组织的此类项目被认为是正式的。
• 部门员工认可。部门有权表彰工作上有突出成就的员工，每名员工最高可获得100美元的奖励（比如一块牌匾或一本书）。就本指引而言，不允许使用礼品卡。
• 退休。当一名员工从马萨诸塞大学波士顿分校退休时，他会收到一张个性化的大学椅子作为礼物。员工可以选择将椅子的费用捐赠给马萨诸塞大学波士顿分校奖学金基金或马萨诸塞大学波士顿分校部门基金。
• 纪念馆。如果马萨诸塞大学波士顿分校的员工死亡，人力资源办公室将代表校长送去鲜花。如果已故雇员的家属要求向慈善机构捐款代替鲜花，大学可以向指定的慈善机构捐款，但捐款金额不得超过鲜花的费用。

提供给外部组织的礼物或奖励

对外部组织的捐款和礼物是强烈反对的，必须得到校长办公室的批准。

礼品卡

购买礼品卡只允许用于研究相关活动。他们必须使用大学的余额下降信用卡购买，这一过程由研究和赞助项目办公室协调和批准。有关该过程的其他详细信息，请参阅以下链接。

UMB礼品卡程序

手机

移动设备（iphone和其他智能手机）由IT电信部门购买和管理。任何其他部门的购买是不允许的，如果是由个人购买的，将不予报销。对于那些被批准或要求拥有大学发行的电话的人，应该使用以下链接电信移动请求来请求设备。

IT电信提供了多种服务，包括为短期需要手机的人提供贷款计划。更多关于移动设备的信息可以在电信移动网站上找到

国际旅行

所有旅行都需要旅行前授权，如果是国际旅行或过夜旅行，则需要在大学的旅行登记处（Terra Dotta）登记。表格必须由旅行者的直接主管签署，并上传到大学的旅行登记处。前往美国国务院确定为3级或4级的高风险地区或学生团体旅行时，必须满足额外的要求。更多的指导方针可以在财务总监的网站上找到大学旅行批准。